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5 impostores na busca por confiabilidade nos processos

Autor: Categoria: Gestão
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Processos confiáveis são o que garantem padronização e qualidade nas entregas. Quanto mais centralizado e automatizado for o seu processo, mais confiável ele será. Nesse artigo falarei de cinco impostores na busca pela confiabilidade nos processos de laboratório.

1 – Processos manuais

A busca por automatização de processos está crescendo cada vez mais e, com isso, alguns processos que antes só podiam ser feitos pelas mãos humanas, hoje são realizados de forma automática por meio de sistemas informatizados.

Já falamos aqui no Blog sobre as automatizações do processo de calibração que é possível obter com o uso do MyLogical ERP, mas hoje meu intuito é outro. Quero falar do porquê os processos prejudicam a confiabilidade dos dados, vamos lá:

“Errar é humano”

Você já sabe, mas não custa lembrar que todos nós estamos propícios a erros. Em uma rotina de trabalho agitada, cheia de pedidos de clientes, atividades pendentes, registros por fazer e mais uma série de outras coisas; podemos acabar nos atrapalhando e passando alguma informação incorreta para o cliente.

Vou exemplificar: a pessoa responsável por incluir os certificados de calibração dos clientes no site está com uma demanda muito alta. Por um descuido, na correria, ela acaba incluindo certificados do cliente X para o cliente Y. Esse é um problema grave que provavelmente vai gerar uma insatisfação nos clientes envolvidos.

Além disso, devido a esse equívoco, você terá problemas com o requisito de 4.2 – Confiabilidade da ISO 17025 e com a LGPD.

Faça menos, com mais qualidade!

Quando adotamos automatização em alguns processos, dá a sensação de que vai “sobrar gente” no laboratório. Mas isso é apenas uma ilusão. Se as pessoas conseguem abrir mão das abordagens manuais, conseguem focar naquilo que realmente importa, trazendo assim resultados melhores para a empresa.

Imagine que a pessoa que antes era responsável pela liberação de certificados no site, agora é responsável pelo contato ativo com os clientes após a execução de serviços. Você vai estar retroalimentando as partes interessadas pertinentes do seu laboratório, gerando inúmeras oportunidades de melhoria para seus processos.

2 – Falta de controle de acessos

Seja qual for a estrutura dos seus processos, você precisa ter um controle, para que somente os envolvidos tenham acesso às informações que precisam. Além de estar relacionado a confiabilidade, também trata do item 4.1 – Imparcialidade da ISO 17025.

O desafio de estabelecer e controlar esses acessos se apresenta independentemente do formato que você gerencia os processos. Pode ser manualmente, por planilhas ou, até mesmo, em sistemas informatizados. Isso acontece porque nem sempre você terá a funcionalidade de limitar o acesso somente ao pessoal autorizado.

Por isso é muito importante que você aposte em soluções que permitam a criação de perfis para garantir a segurança das informações de seus processos e clientes.

3 – Informação descentralizada

Já pensou se um vendedor liga para cobrar o cliente de um aceite de proposta e, quando consegue o contato, o cliente informa que já havia feito o aceite há alguns dias? Essa situação é um tanto embaraçosa: ou seu cliente vai entender que você não tem comunicação interna, ou ele vai interpretar que o pedido dele ainda não está em execução, visto que ainda não contavam com a aprovação do pedido.

Esse é apenas um exemplo do que pode acontecer caso você tenha as informações do seu laboratório descentralizadas.

Ter os registros dos processos e tarefas em planilhas normalmente causa esse tipo de situação, pois um colaborador salva localmente em seu computador e acaba não atualizando as informações para os demais.

Essa quebra de confiabilidade gera insegurança nos clientes e na própria equipe. Muitas vezes acabam não sabendo em qual arquivo ou qual informação confiar para tomar as melhores decisões no atendimento às necessidades e expectativas dos clientes.

4 – Perda de conhecimentos-chave

Todos os itens que falamos até aqui, acabam ocasionando a perda de conhecimentos-chave do laboratório.

Provavelmente já aconteceu de algum colaborador sair do laboratório e levar com ele conhecimentos em relação ao trabalho e aos processos que não estavam registrados, comprometendo assim as entregas. Este é um grande problema enfrentado por empresas dos mais diversos segmentos.

Por isso, é importante que você possua processos descentralizados e transparentes para toda a equipe. Assim, na ausência de alguém, seja por férias ou qualquer outra situação, o processo seguirá rodando normalmente e a entrega para os clientes não será comprometida.

5 – A não gestão dos equipamentos dos clientes

Para que seu cliente veja um diferencial na sua empresa, você precisa ter um atendimento pró ativo, estar um passo à frente dos clientes no que diz respeito aos serviços de calibração. É um erro pensar que a gestão dos equipamentos dos clientes é uma tarefa apenas dele!

Confiabilidade trata de confiança. Você confiaria mais em um laboratório do qual você precisa “correr atrás” todos os anos para calibrar seu equipamento ou naquele que lhe envia um e-mail contendo suas calibrações a vencer no mês para te apoiar na gestão? Acho que a resposta é simples para você e para mim.

Proporcionar inovações que apoiem o cliente em seus desafios com certeza tem o potencial de surpreender e conquistar a confiança dos clientes, que são as coisas mais almejadas por todos nós.

Não caia mais nessas ciladas!

Agora que você já conhece os cinco impostores na busca pela confiabilidade, já consegue fugir deles. Se você se identificou com algum desses aspectos, nós realmente queremos entender melhor e te ajudar. Nosso time de especialistas está aqui justamente com esse propósito. Entre em contato conosco, será um prazer conhecer mais de seu processo e, quem sabe, fechar uma parceria.

Grande abraço (virtual) e até o próximo artigo! #SeCuidem