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Como iniciar o mapeamento de processos do seu laboratório

Autor: Categoria: Laboratório
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Para que uma empresa garanta a padronização e qualidade de seus produtos e serviços, é preciso ter processos muito bem definidos, do início ao fim. E nos laboratórios de metrologia não é diferente, por isso, é muito importante que haja mapeamento de processos do seu laboratório!

Mas qual a importância dos processos neste contexto? Como iniciar o mapeamento das atividades? Onde fica a melhoria contínua? Continue lendo este artigo que irei falar de maneira ampla sobre esse assunto. 

O que são processos?

Segundo a ISO 9000:2015 – Fundamentos e Vocabulários, item 3.4.1, processo é:

Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado pretendido.

Os processos são as etapas de cada fluxo que realizamos, essas etapas possuem início, meio e fim. Desde quando seu cliente solicita um orçamento para calibração, quando é realizado a calibração e manutenção, caso necessário, até a etapa final. Neste caso, seria o envio do equipamento de forma segura com o certificado garantindo a eficácia daquele trabalho executado no seu laboratório.

A ISO 17025:2017 em seu Requisito 7 – Processos, fala sobre todas as etapas de processos que um laboratório de calibração deve conter. Então, é muito importante ter mapeados todos os processos que o equipamento passa, desde sua chegada até a devolução ao cliente.

Vou usar um exemplo do processo comercial: quando o cliente faz a solicitação de uma cotação de uma calibração e/ou manutenção. O comercial recebe a solicitação e faz a entrada do mesmo, faz uma análise da viabilidade técnica daquele equipamento listado, elabora a proposta e faz o envio para o cliente. Se o cliente aprovar, é enviado o equipamento para realização daquele serviço.

Não tenho os processos bem estruturados. E agora?

O mapeamento dos processos é fundamental para o alinhamento dos serviços e garantia de que estão sendo executados da melhor forma. Assim que forem mapeados os processos do laboratório, é possível identificar falhas atuais que antes eram descartadas, devido a rotina. Ou até descobrirem melhorias que antes não eram notadas. Mapeie seus processos com todas as áreas da empresa para que todos possam estar cientes de cada passo, independente da sua responsabilidade.

Para mapear os processos, independentemente da metodologia que você irá utilizar, é muito importante prestar atenção em alguns pontos, que falarei a seguir.

Converse com os envolvidos

Reúna os envolvidos de cada setor, peça para realizarem o mapeamento dos seus processos atuais de como são realizados, e só assim poderão discutir sobre os novos processos estruturados, descobrindo se algo precisa ser melhorado ou se precisará ser mantido com a mesma qualidade que já executam.

Vamos usar o exemplo agora da expedição: quando todo o processo do comercial já foi realizado, dos técnicos responsáveis e também do faturamento, chega a etapa da expedição. Eles recebem o equipamento com o certificado (caso necessite ser enviado impresso), fazem a preparação do embalo e encaminham para a transportadora, para que chegue até o cliente com toda garantia e qualidade possível.

Pega um exemplo aqui e usa o mesmo até o final, sabe? Eu pegaria o processo de expedição: recebe o equipamento e certificado, embala, manda pro cliente.

Desenhe o formato que é hoje

Por isso eu destaco a importância de começar desenhando o processo da maneira que é feito hoje, assim é possível saber a real situação e o fluxo que é seguido dentro do laboratório de metrologia, sendo possível a identificação de GAP que antes não se tinha o conhecimento.

Analise as oportunidades de melhoria

Depois de ter o desenho do processo atual finalizado, fale com os envolvidos de cada setor, discuta se o jeito que estão executando suas tarefas é a melhor forma de continuar realizando o trabalho de cada responsável, alinhe as expectativas e as entregas que estão sendo feitas.

Faça uma versão final

A etapa final da avaliação dos processos é a cereja do bolo. Por quê? Porque dentro de cada processo existem suas atividades. Com todos esses pontos sendo avaliados, é possível saber onde se deve melhorar e evoluir naquele processo. Como garantir que o processo que o comercial executa está sendo realizado com qualidade até a fase de entrega final para o cliente? A partir do momento que foi mapeado os processos de cada setor, você identifica os pontos que precisam de uma atenção maior e também os que precisam ser alterados, para que haja uma entrega eficaz e de qualidade para seu cliente final.

A melhoria contínua caminha ao lado do mapeamento dos processos

Mapear os processos pela primeira vez e tê-los bem definidos e estruturados é um grande passo em busca da excelência.

Mas, principalmente agora no momento que estamos vivendo, estamos aprendendo a cada dia como tudo pode mudar continuamente. Então, a busca pela melhoria deve ser constante dentro dos processos, como a Ana até já falou em outro artigo aqui no Blog.

É importante que os processos estejam vivos no dia a dia do laboratório para que estejam sempre alinhados com o propósito e objetivos da empresa, e também para garantir a satisfação dos clientes.